Ingrediënten voor een succesvolle implementatie van S-Magazijn

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 9-aug-2019 10:34:00 Commentaar

De afgelopen jaren hebben we veel implementaties meegemaakt. De ene keer soepeler dan de andere, maar altijd pik je er links en recht dingen uit die meegenomen kunnen worden voor een volgende implementatie. En om de implementatie van uw S-Magazijn product zo soepel mogelijk te laten verlopen, deel ik graag de belangrijkste ingrediënten van een succesvolle implementatie.

De S-Magazijn productenlijn optimaliseren de processen binnen uw magazijn. Het eenvoudige gebruik en de handige koppeling met SnelStart kan u heel wat voordeel opleveren. Zowel in tijd als in reductie van kosten. Met S-Magazijn maken uw medewerkers inkooporders terwijl ze langs de stellingen lopen. Hierdoor hoeven ze de inkooporders niet meer dubbel in te voeren. Dat is veel efficiënter. Ook is het eenvoudig om een artikeletiket uit te printen. S-Magazijn helpt met het snel aanmelden van zendingen bij de pakketdiensten. Daardoor liggen zendingen minder lang in het magazijn te wachten.

Met digitaal orderpicken bespaart u papier. Om het aantal fouten te verlagen kan barcodescanningen worden geïmplementeerd. We zien veel interesse in S-Magazijn. Maar wat is er nodig om de implementatie van een S-Magazijn product goed te laten verlopen?

1. Ken uw processen

Als u maatwerk software heeft aangeschaft werkt deze op een bepaalde manier en het kan zijn dat dit niet helemaal aansluit bij de huidige manier van werken. Wilt u wel dat de software naadloos aansluit op uw proces? Dat kan, maar dan heeft u wel maatwerk software nodig. Of u de keuze moet maken tussen maatwerk of standaard software is natuurlijk aan u. Aan beide zitten voor- en nadelen.

Of u nu kiest voor maatwerk of standaard software, bij beide is het van belang dat u inzicht heeft in de processen van uw magazijn. U kunt in 5 stappen inzicht krijgen in uw magazijn.

2. Zorg dat uw medewerkers achter u staan!

Op het moment dat uw medewerkers met een nieuw product moeten gaan werken, is het effectief als zij er ook van overtuigd zijn dat dit een stap vooruit is. Wanneer de overtuiging is dat het nieuwe product meer werk oplevert vergeleken met hoe het ‘vroeger’ ging, staat dat een succesvolle implementatie in de weg. Uw medewerkers moeten hun gewoonten veranderen en daarom is hun motivatie belangrijk.

Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers achter u gaan staan? Het is verstandig om uw medewerkers te betrekken bij het proces van het uitzoeken van de software tot het implementeren van de software. Als uw medewerkers meedenken bij het selecteren van de juiste software, zorgt dit ervoor dat uw medewerkers zich betrokken voelen bij uw bedrijf. Dit is uiterst belangrijk voor:

Het verhogen van de productiviteit en innovatie van uw werknemer.
Het zorgt voor betere resultaten van uw organisatie.
Het zorgt ervoor dat u uw medewerkers bindt aan uw onderneming en ze minder snel zullen vertrekken.

3. Zorg voor een soepele overgang van de oude- naar de nieuw situatie

Een overgang van de oude situatie naar de nieuwe situatie is niet altijd makkelijk. Medewerkers zijn hierbij geneigd om bij het oude ‘vertrouwde’ te blijven. U kunt ze ook bijna geen ongelijk geven, het ‘oude vertrouwde’ werkt prima in hun ogen. Waarom iets veranderen dat goed werkt? Daarom is het belangrijk dat de overgang soepel verloopt. Op het moment dat een overgang van het oude naar het nieuwe systeem niet soepel verloopt, is het voor uw medewerkers lastiger om de stap te zetten. Naast de soepele overgang is het belangrijk dat het systeem voordelen oplevert voor uw medewerkers.

Maar hoe zorgt u ervoor dat een implementatie soepel verloopt? Het rondsturen van een interne mail of een berichtje op intranet is niet voldoende. Niet dat het overbodig is, nee, maar het is niet voldoende. Het is slim om meerdere middelen in te zetten: een mail met de aankondiging van het nieuwe werken, een bijeenkomst, een kennissessie, een (snel)cursus, misschien zelfs fysieke uitingen in en rondom de werkplek. Wat werkt ligt aan de mate van verandering, wie met de nieuwe software moet werken en om hoeveel mensen het gaat.

Waar moet u op letten per S-Magazijn product:

In de afgelopen jaren hebben we veel implementaties begeleidt van verschillende S-Magazijn producten. Per product zijn er punten waar voorafgaand of tijdens het implementeren expliciet aan gedacht moet worden. Hieronder noem ik deze per product:

S-Magazijn Voorraadimport > Er is geen weg terug. Dit telt voor alle import programma’s maar bij deze is het uitzonderlijk belangrijk. Als de vernieuwde voorraad is geïmporteerd is er geen terugdraai functie. Om lastige situaties te voorkomen is het goed om dit in het achterhoofd te houden.
S-Magazijn Artikeletiket > Zorg ervoor dat u een printer in huis heeft en neem de tijd om te bedenken wat u eigenlijk op de stikker wilt printen.
S-Magazijn Pakketverzenders > Let op de rol van de broker. Tegenwoordig nemen bedrijven hun pakketdienst af via een broker. Dit zorgt ervoor dat de broker 1 contract heeft bij de pakketdienst en de grote aantallen voor lage(re) prijzen kunnen zorgen. Voor de eindklant lijkt het of het direct gekoppeld is bij de pakketdienst. Hierdoor kan het zijn dat het koppelen niet zo eenvoudig is.
S-Magazijn EDI > Een EDI wordt vaak verplicht gesteld door uw klant. Let erop dat u ook een contract nodig heeft bij Transus, SRC of SPFI en dat u het juiste contract heeft. Dit programma werkt alleen met SnelStart 12 lokaal en SnelStart 12 SQL.
S-Magazijn Barcode > Bij S-Magazijn Barcodeis het belangrijk u barcodes (eventueel als stikker op de stelling) heeft in uw magazijn. Dit zorgt namelijk voor snelheid en het terugdringen van fouten.
S-Magazijn Logistiek > Zorg ervoor dat uw magazijn goed is ingericht, denk hierbij aan dat de ABC analyse, picklocaties op uw stellingen en in SnelStart zodat u de snelste looproute creëert. Ook voor S-Magazijn Logistiek geldt dat barcodes onmisbaar zijn voor een efficiënt orderpickproces!