In 5 stappen inzicht in de processen van uw magazijn

Een goedlopend logistiek proces is van belang voor zowel klant als leverancier. De processen die zich in een magazijn afspelen zijn daar een belangrijk en bepalend onderdeel van. Procesoptimalisatie in uw magazijn kan zorgen voor een betere afstemming binnen de gehele keten. Het vinden van bottlenecks is daarin niet zozeer een lastige taak, maar juist het inzicht krijgen in magazijnprocessen blijkt in de praktijk uitdaging. In de 5 stappen in deze blog, nemen we u mee naar inzicht in de processen van uw magazijn.

Inzicht in magazijnprocessen zorgt voor bedrijfsbrede voordelen

Veelal is er slechts matig inzicht in de processen die zich binnen het magazijn afspelen. Erg zonde, want dit inzicht kan talloze voordelen voor uw magazijn opleveren. Niet alleen zorgt inzicht in magazijnprocessen voor bijvoorbeeld kostenbesparing, het heeft ook invloed op de tevredenheid van uw klanten. De snelheid die u met dit inzicht kunt bereiken, kan zelfs uw concurrentievoordeel worden. Daarnaast kan het in kaart brengen van magazijnprocessen ondersteunen in het meten, verbeteren en realiseren van uw bedrijfsdoelen.

Ook is inzicht in magazijnprocessen vereist voor een succesvolle samenwerking binnen de gehele keten. Het is het startpunt voor identificatie van (komende) problemen. Door bottlenecks te vinden en te elimineren, kunt u uw productie beter afstemmen op uw leveranciers en klanten. Wilt u als magazijnhouder een fijne ketensamenwerking, dan begint dit dus bij uw eigen magazijn.

Inzicht in magazijnprocessen kan flinke besparingen opleveren en is de basis voor een goede ketensamenwerking. Maar waarom laten veel magazijnhouders dan tóch kansen liggen? De uitdaging ligt hem niet in het verbeteren van processen, maar in het verkrijgen van inzicht. Dit blijkt in de praktijk een complexe, tijdrovende klus. Magazijnhouders weten niet waar ze moeten beginnen en hebben geen idee waar zij de tijd vandaan moeten halen.

Om u, als magazijnhouder, een stapje verder te helpen en het verkrijgen van inzicht in uw magazijnproces wat minder tijdrovend te maken, hebben wij een stappenplan opgezet. Zo kunt u met meer kennis en in minder tijd tóch de voordelen behalen van inzichtelijke processen.

Hoe u inzicht verkrijgt

Nu u de voordelen kent, kunt u écht aan de slag. En dat doen we aan de hand van vijf stappen:

Stap 1: Van inslag, opslag en uitslag naar concrete activiteiten

De eerste stap om inzicht te krijgen in de processen van uw magazijn, is het vertalen van inslag, opslag en uitslag naar concrete activiteiten. Breng in kaart welke activiteiten er concreet worden uitgevoerd in uw magazijn.

Verstandig is om hiervoor een meeting in te plannen met iedere persoon die inzicht heeft in deze activiteiten en degenen die verantwoordelijk zijn voor resultaten. Op deze manier vergroot u de kans op een compleet beeld van de activiteiten. Vergeet niet om ook operationele werknemers hierbij te betrekken; zij bevinden zich écht in het werkveld.

Stap 2: Stel vast welke stromen er door uw magazijn lopen

De tweede stap is het bepalen van de stromen die door uw magazijn lopen. Deze stromen omvatten zowel verkeers- als goederenstromen. Het gaat hierbij om goederen, transportmiddelen, personeel en bezoekers. Denk bijvoorbeeld aan de looproutes van uw magazijnmedewerkers en de verplaatsing van goederen die in het magazijn plaatsvindt.

Een middel om deze stromen inzichtelijk te maken, is een stroomschema. Dit schema doet eigenlijk niets meer dan het visualiseren van de stromen. Een versimpeld voorbeeld van zo’n schema kunt u hieronder vinden.

Stap 3: Combineer de stromen met de activiteiten

Om inzicht te verkrijgen, moeten de stromen ondergebracht worden bij de logistieke activiteiten. De derde stap is daarom simpelweg om de stromen op een rijtje te zetten per logistieke activiteit.

Stap 4: Visualiseer!

Dan is het nu tijd om de verkregen informatie te visualiseren. Hiervoor zijn diverse applicatie- en softwaremogelijkheden, maar het is ook mogelijk om dit handmatig op bijvoorbeeld een groot whiteboard uit te tekenen.

Wilt u alleen het proces uittekenen, dan is bijvoorbeeld Microsoft Visio prima opties. Gaat u een stap verder en wilt u uw Business Process Management digitaliseren, dan komt u al snel uit op geavanceerdere software. Een overzicht van de aanbieders vindt u op deze website.

Stap 5: Maak het inzicht kenbaar in de hele organisatie

Vaak wordt gedacht dat iedereen wel weet wat er binnen en buiten het magazijn gebeurt. Ja, iedereen heeft hier zijn of haar eigen ideeën over, maar daarmee wordt wel in de hand gewerkt dat dingen een eigen leven gaan leiden. Daarom is de vijfde stap om het inzicht dat verkregen is, organisatiebreed kenbaar te maken. Hiermee worden eigen ideeën uit de lucht gehaald en komt er meer eenduidigheid.

Doorloopt u deze stappen, dan bent u verzekerd van een inzichtelijk magazijnproces. Gaandeweg het inzichtelijk maken, zal u al merken dat er verbeteringen worden ontdekt. En ook met het inzicht kunt u ongetwijfeld uit de voeten. Het optimaliseren van processen is dan de volgende stap.

Op papier kunnen we fantastische processen uitdenken. Ik durf te zeggen dat het in de praktijk echter altijd anders gaat. Een papiertje heeft namelijk geen druk van externe factoren en communiceert niet met leveranciers, klanten of collega’s. Toets een proces daarom altijd aan de realiteit.

Meer weten over efficient magazijnbeheer? Lees het op www.sforsoftware.nl/magazijnbeheer