Benut belangrijke gegevens uit SnelStart. 5 tips voor rapporteren

Een administratie die op orde is, dat heeft u al als SnelStart gebruiker. Maar, benut u deze gegevens ook om inzicht te krijgen in uw organisatie? Veel ondernemers zullen zich nu afvragen of zij écht alles halen uit de gegevens die zij voorhanden hebben, of dat de (half)jaarlijkse rapportagemeeting niet opbrengt wat het op moet brengen. Rapporteren om het rapporteren is niet meer van deze tijd. Ze inzetten om sturing te geven aan de bedrijfsvoering, dat wel! Goede rapportages zijn een kans voor iedere ondernemer. Zo kunt u antwoord geven op vragen als: moeten we ons productportfolio uitbreiden? Voordat we tips geven over goed rapporteren, zetten we eerst een aantal valkuilen op een rijtje.

Valkuilen bij rapportages

We gaven een veel voorkomende fout al aan: rapporteren om het rapporteren. Toch zijn er meer valkuilen waar ondernemers vaak instappen. Let op voor de volgende punten:

1. Droge rapportages puur en alleen gebaseerd op cijfers;
2. Een slechte samenhang tussen oorzaak en gevolg;
3. Veel indicatoren en/of indicatoren die niet te beïnvloeden zijn;
4. Prachtige rapportage samengesteld, maar geen vervolgacties geformuleerd;
5. Alleen de managementlaag wordt betrokken;
6. Tools die niet volledig inzicht geven.

Stap niet ook in deze valkuilen en zet gegevens in uw SnelStart-administratie om in waardevolle rapportages. Hoe? We hebben een aantal tips opgesteld zodat u het (verbeter)potentieel van rapportages uit SnelStart optimaal kunt benutten.

Tips: voor, tijdens én na rapporteren

Tip 1: De strategie als basis voor rapportages

Met de strategie als uitvalsbasis staat u al 1-0 voor. Er is dan namelijk al een nul punt opgesteld en een eindpunt waar naartoe gewerkt moet worden. Een duidelijke visie op voorhand voorkomt het rapporteren om het rapporteren. Natuurlijk is het afhankelijk van uw organisatie op welke vragen u antwoord wilt hebben. Maar houdt altijd het volgende in uw achterhoofd: welke inzicht(en) wil ik halen uit de rapportages?

Er staat veel informatie in uw SnelStart-administratie. Maar welke informatie is voor u interessant om over te rapporteren? We hebben een aantal sectoren eruit gepakt en specifiek voor elke sector interessante vragen geformuleerd die het rapporteren waard zijn:

Webwinkel met fysieke winkel

• Is de voorraad altijd up-to-date?
• Hoeveel en welke problemen hebben onze klantenservice opgelost?
• Is het aantal retouren gezakt, gelijk gebleven of gestegen?
• Hoeveel actieve klanten hebben we ten opzichte van vorig jaar?
• Hoeveel tijd zijn we gemiddeld kwijt aan de administratie?

Handelsbedrijf met magazijn

• Hoeveel van onze geleverde orders is foutloos bezorgd?
• Hoe ziet het bestelgedrag van onze top 10 klanten eruit?
• Welke producten hebben een korte/lange omloopsnelheid?

Accountants-/ boekhoudkantoor

• Hoe ziet het betaalgedrag van klanten eruit?
• Hoe zagen de geldstromen er het afgelopen jaar uit?
  
  

Tip 2: Maak rapportages visueel

Droge cijfers, saaie presentaties. Gaap! Het presenteren van een rapport hoeft niet saai te zijn. Maak het overzichtelijk en interessanter door rapportages visueel te maken. Dat kan door gebruik te maken van grafieken, tabellen of zelfs een landkaart. Een landkaart? Ja! Bent u retailer? Door het inzetten van de landkaart kunt u in één opslag (laten) zien welke winkel onder of boven target ligt. Handelsbedrijf met meerdere magazijnlocaties? Breng voorraadlocaties in kaart. En voor iedere ondernemer handig: zie waar klanten zitten waar u al langere tijd geen deals mee hebt gesloten. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Een programma waarin dit allemaal kan is Power BI. Het is heel eenvoudig om de krachten van Business Intelligence en uw SnelStart boekhouding te bundelen.

Tip 3: Betrek niet alleen managementfuncties

Rapportages zijn niet alleen interessant voor managementfuncties. Betrek ook de mensen op de werkvloer: zij kunnen immers meer achtergrond informatie geven over de cijfers die in SnelStart staan. Zij kunnen bijvoorbeeld uitleggen hoe het komt dat de voorraad van een bepaald product laag wordt gehouden, wat de huidige looproutes zijn in het magazijn en wat zij terug horen van klanten over de service en/of producten.

Tip 4: Houd de aandacht van de luisteraar erbij

Een visuele rapportage is in ieder geval niet saai, maar de presentatie moet ook niet langdradig worden. Dan haken de luisteraars af en kan de vergadering weer de kast in als tijdverspilling. Bespreek daarom de belangrijkste zaken: wat zijn kansen en bedreigingen, wat moet echt beter, wat gaat er heel goed (ten opzichte van de vorige meeting)? Licht daarbij ook oorzaken, oplossingen en adviezen toe.

Tip 5: Concrete verbeterpunten formuleren, inclusief acties

De resultaten zijn binnen. Top! Maar dan bent u er natuurlijk nog niet. Alleen op resultaten kan de bedrijfsvoering niet aangescherpt worden. Dat kan wel op de inzichten en de actiepunten die hieruit voortvloeien. Zet daarom de belangrijkste inzichten op een rijtje en link deze aan concrete acties die u of uw medewerkers gaan ondernemen. Formuleer deze zodat, als u ze over een tijdje terugleest, het nog steeds duidelijk is wat de actie inhoudt. Verwerk deze actiepunten in het rapport en pak deze er bij een volgende vergadering weer bij. Zo kan gekeken worden wat wel en niet is opgepakt. Op deze manier benut u het verbeterpotentieel van rapportages volledig!