Automatisering logistieke processen: is uw organisatie er klaar voor?

Iedereen wil sneller, efficiënter en makkelijker werken. Dit draagt bij aan een hoger rendement voor het bedrijf. Het helpt ook om verschillende processen te automatiseren, waaronder uw logistieke processen. In dit blog gaan we na of automatiseren ook voor uw onderneming zinvol is en wat er bij automatiseren komt kijken.

Hoe ziet een logistiek proces eruit?

Hoe het logistieke proces er precies uit ziet, kan per onderneming verschillen. Er zijn een aantal hoofdactiviteiten die vrijwel altijd deel uitmaken van het logistieke proces:

• De pickopdracht maken

• Verzamelen van de artikelen

• De verzamelde artikelen verplaatsen naar een controlepunt

• De pickopdracht controleren

• Goedkeuren en gereed melden van de pickopdracht voor verzending
  
  

Wanneer is het zinvol om het logistieke proces te automatiseren?

Of het zinvol is om uw logistiek proces te automatiseren, hangt af van een aantal factoren.

Als eerste factor telt de grootte van uw bedrijf. Een kleine onderneming met een aantal orders per week zal het logistieke proces makkelijk kunnen managen, maar naarmate het aantal orders groeit kunnen er moeilijkheden ontstaan binnen de processen. Heeft u te maken met dit soort groeipijnen? Kijk dan of er stappen te automatiseren zijn.

Een tweede factor zijn de taken binnen uw proces. Een logistiek proces is op te delen in administratieve en fysieke werkzaamheden. Bij administratieve werkzaamheden kunt u denken aan het aanmaken van een pickorder. Bij fysieke werkzaamheden kunt u denken aan het verzamelen van de artikelen. Zowel de administratieve als fysieke werkzaamheden zijn te automatiseren.

De derde factor is de verwachtte besparing. Het automatiseren van het logistieke proces is alleen zinvol als het voldoende direct of indirect voordeel oplevert. Een direct voordeel kan zijn tijdbesparing, een indirect voordeel kan zijn minder pickfouten of de mogelijkheid tot een kleinere voorraad.

Krijg goed zicht op uw eigen organisatie

Om te kunnen vaststellen of het nuttig is om het logistieke proces te automatiseren en wat dit op kan brengen, moet u inzicht hebben in uw eigen organisatie. Dit inzicht kunt u verkrijgen door het beantwoorden van vragen, zoals:

• Hoeveel bestellingen komen er per dag binnen?
• Liggen de orderpicklocaties ver uit elkaar?
• Hoe vaak is een out-of-stock voorgekomen?
• Wat is het foutpercentage?
• Hoeveel tijd zijn we nu kwijt aan de administratie?

Op basis van de antwoorden beslist u waar automatisering nuttig is. Maar, dan bent u er nog niet. Hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie klaar is om het logistieke proces te optimaliseren?

Uw organisatie klaarstomen voor automatisering: doorloop deze 4 stappen

We krijgen vaak de vraag welke stappen een onderneming moet zetten voordat het logistieke proces geautomatiseerd kan worden. Als u de logistieke processen van uw organisatie wilt automatiseren, moet u zorgen dat u de volgende stappen volgen:

1. Creëer draagvlak voor de verandering van handmatige naar automatische administratie

Bent u ervan overtuigd dat het logistieke proces gebaat is bij automatiseren? Dan wil dat niet zeggen dat de mensen die werkzaam zijn binnen dit proces er hetzelfde over denken. Verandering en weerstand gaan vaak hand in hand. Het kan zijn dat medewerkers de meerwaarde er niet van inzien: ‘’We hebben het toch altijd zo gedaan, dus waarom zou het nu anders moeten?’’. Een directielid kan juist vraagtekens zetten bij de kosten en de baten. Daarom is het belangrijk om draagvlak binnen de organisatie te creëren voor deze verandering. Ga in op de redenen waarom de automatisering nodig is en wat dat op kan leveren.

Veelvoorkomende redenen voor het willen automatiseren van het logistieke proces zijn:

• Er worden veel fouten gemaakt in het overnemen van gegevens,
• Out-of-stock komt geregeld voor;
• De communicatie met pakketdiensten verlopen niet altijd soepel.

Pakt u deze problemen aan, dan levert dat u het volgende op: tijd- en geldbesparing, een hogere service, snelheid en sterkere concurrentiepositie.

2. In kaart brengen van activiteiten en stromen in uw magazijn

Nadat er draagvlak is gecreëerd, is het noodzaak om inzicht te krijgen in de processen van uw magazijn. Dit kan door met een aantal (operationele) medewerkers samen te gaan zitten om een compleet beeld te krijgen van alle activiteiten.

Een andere belangrijke stap is het vaststellen van alle verkeers- en goederenstromen die door uw magazijn lopen. Het gaat hierbij om transportmiddelen, goederen, personeel en bezoekers. Denk bijvoorbeeld aan de looproutes van uw magazijnmedewerkers en de verplaatsing van goederen die in het magazijn plaatsvindt.

Een goede manier om alle stromen visueel inzichtelijk te maken, is het gebruik van een stroomschema. Een versimpeld voorbeeld van zo’n schema kunt u hieronder vinden.

3. Administratie bijhouden in een online boekhoudprogramma

Om uw logistieke processen te kunnen automatiseren, heeft u een online boekhoudprogramma nodig. In dit boekhoudprogramma kunt u alle klant-, artikel- en ordergegevens verwerken. Het grootste gevaar bij het handmatig overnemen van gegevens in uw administratie: fouten. En dat wilt u zoveel mogelijk voorkomen. Als u uw webshop en administratie aan elkaar koppelt worden deze gegevens automatisch gesynchroniseerd. Dat scheelt veel typewerk. Wij bevelen op basis van onze ervaring het online boekhoudprogramma SnelStart aan.

4. Schaf software aan om het logistieke proces te kunnen automatiseren

Om uw logistieke proces te kunnen optimaliseren, heeft u software nodig. Met deze software kunt u onder andere automatisch orders ophalen uit SnelStart, pickorders combineren, traceability vastleggen en een koppeling maken met pakketdiensten.

Het kan zijn dat beschikbare software niet helemaal aansluit op uw wensen en behoeften, dan is het ook mogelijk om (gedeeltelijk) software te laten ontwikkelen.

De meest ideale situatie!

Heeft u bovengenoemde 4 stappen doorlopen ? Dan bent u goed opweg naar: de ideale situatie.

In de meest ideale situatie is de logistieke afhandeling van uw (webshop) orders volledig digitaal geregeld. Uw voorraadbeheer is optimaal, het orderpicksysteem is efficiënt en u heeft zicht op al uw leveringen. Hierdoor realiseert u een hogere kwaliteit in service, snelheid en een sterke concurrentiepositie.

Als u uw logistieke processen volledig beheerst, kan u een hoger rendement realiseren.

Meer weten over efficiënt magazijnbeheer? Lees het op www.sforsoftware.nl/magazijnbeheer