Nog geen digitale werkbonnen? Om deze redenen moet u overstappen!

Werkbonnen: ze zijn onmisbaar voor uw buitendienst medewerkers. Maar hoe verloopt eigenlijk de communicatie tussen uw buitendienst medewerkers en uw planners/administrateurs op kantoor? Gaat dit vlekkeloos of maar moeizaam? Een veelgehoord probleem is dat administrateurs op kantoor steeds achter werkbonnen aan moeten zitten. Zonder de werkbon kunt u per slot van rekening de registratie van de (reis)uren en materialen niet doen. De werkbon is dus uiterst belangrijk voor medewerkers die werkzaam zijn op de buitendienst maar ook voor uw administrateurs op kantoor.

Digitale werkbon vs. papieren werkbon

De papieren werkbon is onmisbaar binnen uw bedrijf. Papieren werkbonnen brengen wel een uitdaging met zich mee, namelijk de hoeveelheid tijd die de verwerking daarvan kost. Het klaarmaken, invullen en registreren van de werkbonnen in uw boekhoudpakket is in veel gevallen een inefficiënt proces vol dubbele handelingen.

Dat moet anders kunnen, denkt u. In een ideale situatie voert u de handelingen slechts één keer uit. Uw medewerker op kantoor maakt een werkbon digitaal aan en voegt alle benodigde gegevens hieraan toe: de klantnaam, een projectnummer, een omschrijving, een datum en natuurlijk de naam van de medewerker voor wie de bon bestemd is. Wanneer het nodig is, kunnen er nog materialen en bestanden aan worden toegevoegd. Zo plant u eenvoudig, snel en efficiënt een digitale werkbon in voor uw medewerker.

Wat zijn nou eigenlijk de voordelen van een digitale werkbon?

Dat het digitaliseren van werkbonnen veel voordelen heeft, moge duidelijk zijn. Natuurlijk is ieder bedrijf verschillend, waardoor de voordelen ook voor ieder bedrijf anders zullen zijn. Toch kan iedere organisatie op de volgende punten winst behalen:

Dat het handmatig verwerken van papieren werkbonnen tijdrovend is, is misschien nog wel minder erg dan de het kwijtraken ervan, onleesbare werkbonnen of werkbonnen die zijn nat geworden. Dit heeft als gevolg dat gegevens verkeerd worden ingevoerd of dat werkbonnen zelfs onbruikbaar zijn. Zonder de werkbon en juist ingevoerde gegevens kunt u geen factuur sturen, wat weer gevolgen heeft voor de winst van uw onderneming. Door werkbonnen direct digitaal in te voeren, voorkomt u bovenstaande ongewenste resultaten.

Ten tweede is het door track en trace eenvoudig om te achterhalen waar uw buitendienst medewerkers zich bevinden. Ook wordt er vastgesteld hoelang het geleden is dat de werknemer is geregistreerd. Zodra de medewerker klaar is bij de klant kan hij de werkbon afmelden. Hierdoor krijgt de werkbon in het portaal een andere status en weet de medewerker op kantoor dat de werkbon gereed is.

Positieve invloed uitoefenen op klanttevredenheid
Ten slotte heeft het digitaal invoeren van werkbonnen positieve invloed op de klanttevredenheid. Natuurlijk is de eerste indruk uiterst belangrijk voor uw klant, maar ook een nette administratie is klantvriendelijk. Gedigitaliseerde middelen maken meer indruk dan een vodje papier. Daarnaast kunt u de werkbon eenvoudig laten ondertekenen en versturen via de mail. Hierdoor weet de klant direct wat er gebeurd is. Doordat de werknemer de werkbon heeft afgerond, kunnen uw mensen op kantoor dezelfde dag nog de factuur versturen. Hierdoor creëert u kortere betaaltermijnen en verkort u het proces. (Lees ook eens deze blog over het sneller laten betalen van facturen.)

Na het lezen van deze voordelen, kunnen we ons voorstellen dat u nieuwsgierig bent geworden. Meer over de digitale werkbon kunt u lezen op deze pagina. Zijn er nog bezwaren waar u tegenaan loopt? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op om hierover door te praten.