Hoe implementeer ik efficiënt de barcodescanner? Een 4 stappenplan.

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 14-mei-2019 13:20:00 Commentaar

In een magazijn is er altijd bedrijvigheid: orderpicken, verplaatsen van voorraad, inkooporders die worden gemaakt en ga zo maar door. In alle genoemde processen wordt gebruik gemaakt van voorraad. Heeft u uw voorraad goed op orde? Dan bespaart u kosten voor spoedleveringen en levert u sneller aan uw klanten.

Om uw voorraad eenvoudig en snel op orde te houden is een barcodescanner onmisbaar. Dit zorgt voor snelheid, het vermindert van fouten en voorkomt het overtypen van lijstjes. Bent u van plan om de barcodescanner in uw organisatie te gaan gebruiken? Uit ervaring weten wij dat er een aantal dingen zijn waar u op moet letten. In dit blog vertel ik u meer over de ingrediënten voor een soepele implementatie van de barcodescanner.

1. Registreer uw product met de juiste informatie

Bij het implementeren van een barcodescanner kunt u tegen problemen aanlopen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er veel uitzonderingen op de regel zijn, waardoor de magazijnmedewerker niet altijd weet wat hij moet doen. Denk hierbij aan de verpakkingseenheden van een artikel en de barcodes die daarbij horen. Een barcode van de verpakking met 2.000 stuks is vaak anders dan de barcode van het product met honderd stuks. Als de medewerker de informatie wil gaan verwerken, kan het gebeuren dat hij tegen informatie aanloopt die niet matcht. In dit geval loopt de registratie niet recht-toe-recht-aan (waar de software wel vanuit gaat) en dat vraagt om extra goed opletten! Het is natuurlijk belangrijk dat de juiste informatie wordt geregistreerd.

Oplossingen voor de uitzonderingen op de regel

Toch zijn er oplossingen te bedenken:

1. De software zo aanpassen dat de bepaalde informatie wordt geplaatst, maatwerk dus.
2. Uw proces aanpassen zodat het matcht met hoe de software werkt.

Of u het beste voor maatwerk of standaard software kan kiezen is afhankelijk van de situatie. In de praktijk zien we dat er voor ieder proces een passende oplossing te bedenken is.

Voorbeeld uitzonderingen op de regel

Tijdens het schrijven van dit blog belde een klant met zo’n uitzondering. Onderstaand is zijn situatie en passende oplossing beschreven:

Sinds kort konden zijn klanten een optie ‘vóór 10 uur bezorgen’ aanvinken voor de bezorging van hun bestelling. Deze optie zorgt voor extra verzendkosten. Die werden nu geboekt op betalingsverschillen. Dit was op te lossen door de omschrijving van het artikel 'betalingsverschillen' zo aan te passen, dat op de factuur netjes de extra verzendkosten staan.

Dit kan natuurlijk alléén als deze optie verder niet wordt gebruikt. De klant kan ook de software aanpassen zodat de extra verzendkosten als extra bij de gewone verzendkosten worden geboekt.

2. Voorzie uw producten van een barcode

Het belangrijkste bij het implementeren van een scanner is dat er barcodes aanwezig zijn die matchen met de informatie die in SnelStart zit. De barcode zorgt namelijk voor tijdwinst, minder gemaakte fouten en de mogelijkheid om data goed uit te lezen.

De barcode is dus erg belangrijk! Kies van te voren of u een 1D of 2D barcode wilt. Niet alle scanners kunnen met beide formaten overweg. Een voorbeeld van een 1D barcode is bijvoorbeeld code 128. In de praktijk wordt nu vaak nog gewerkt met 1D codes. Een voorbeeld van een 2D code is de QR-code. Het voordeel van een 2D code is dat er meer informatie in kan worden verpakt. Denk bijvoorbeeld aan een verpakkingseenheid of een verkoopprijs die meegestuurd wordt.

Heeft uw product geen barcode? Geen probleem! Met S-Magazijn Artikeletiket kunt u eenvoudig stickers printen. Dit kan per inkooporder/verkooporder of los artikel. Mocht uw artikel te klein zijn voor een etiket, dan kunt u het etiket bijvoorbeeld op de stelling plakken.

3. Zorg voor leesbare etiketten

Uiteraard moeten de etiketten goed leesbaar zijn voor de barcodescanner. De belangrijkste factoren bij het printen van etiketten zijn:

Kies het juiste formaat barcode (bijvoorbeeld de EAN 13, bekend van de streepjescode of het flexibelere Code 39). Als u geen barcode heeft kunt u ook werken met uw artikelcode uit SnelStart. Het makkelijkste is als deze code numeriek is.
Zorg voor de juiste afmetingen van de barcode. Dan pikt de scanner de code altijd op.
Zorg voor goed contrast. Het contrast zorgt ervoor dat een code makkelijk en snel scanbaar is.

4. Vergeet de (magazijn)medewerkers niet!

Medewerkers horen bij de belangrijkste onderdelen van een organisatie. Het betrekken van uw personeel bij uw organisatie heeft veel invloed op uw bedrijf. Neem uw medewerkers goed mee bij het uitdenken van de barcodes en de nieuwe manier van werken. Uw medewerkers zijn namelijk uw ambassadeurs, uiteraard in samenwerking met uw klanten. Het zijn uw medewerkers die uw klanten blij kunnen maken.

Sneller werken met minder fouten

Met een barcodescanner kunt u dus profiteren van de voordelen van het gebruik van een barcode: sneller werken met minder fouten. Maar niet alleen daarvoor kunt u scanners inzetten, er zal tal van mogelijkheden! En allemaal hebben ze een gezamenlijk doel: grip krijgen op logistieke processen.