Registratie efficiënt en effectief met maatwerk software + voorbeeld

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 23-okt-2019 9:47:48 Commentaar

Inkoop, verkoop, opslag, retourzendingen, kapotte producten, álles moet geregistreerd worden. En dat is nogal een karwei. Om deze klus zo snel en efficiënt mogelijk te klaren, is de methode van boekhouding de sleutel naar succes. Houdt u uw administratie bij in Excel, Word of zelfs nog op papier? Deze manier van registreren werkt wellicht in het begin perfect, maar al snel zal u tegen problemen aanlopen. Als u uw administratie bijhoud in een online administratieprogramma, zoals SnelStart, kunt u deze problemen voor zijn.

SnelStart kan veel. Denk aan onbeperkt factureren, offertes maken, voorraden bijhouden, prijsafspraken noteren, rapporteren en transitorisch boeken. Zoals ze zelf zeggen: SnelStart maakt boekhouden makkelijk. Maar toch kan het programma tekort schieten als uw registratieproces gecompliceerder of anders opgebouwd is. Wanneer dit het geval is, kan een aanvulling op SnelStart uitkomst bieden. U heeft hierbij de keuze tussen standaard en maatwerk software.

Lees ook: Kies ik standaard of maatwerk software?

Wanneer is maatwerk software de beste keuze?

Standaard software is een goede uitkomst als uw registratieproces recht-toe-recht-aan-is, maar bij meer gecompliceerde processen of speciale wensen loont het software voor u te laten ontwikkelen. Dat is handig, want zo hoeft u uw proces niet aan te passen op de software, maar omvat de software uw proces.

Maatwerk software voor registratie ontwikkelen

Maatwerk wordt dus speciaal voor u ontwikkeld. Toch hoeft het niet zo te zijn dat deze software in zijn geheel nieuw ontwikkeld moet worden, vaak zijn er al componenten beschikbaar van eerdere projecten of kan een groot deel van een standaard product worden gebruikt als basis. Vanuit die componenten en/of basis wordt de software doorontwikkeld. En dat is voordelig voor u want dit scheelt de ontwikkelaars tijd en u dus geld!

Maatwerk software voor registratie: in de praktijk

Bedrijven kiezen om verschillende redenen voor maatwerk. Om u een beeld te geven van de mogelijkheden van maatwerk, hebben we een voorbeeld uitgeschreven:

Voorbeeld: Het productieproces optimaliseren

Een bedrijf klopte vorig jaar bij ons aan met de vraag of het mogelijk is om met software hun productieproces te optimaliseren. Maar natuurlijk kan dat!

Het productieproces van het bedrijf verliep op dat moment via bakjes waarop de status van de artikelen genoteerd stonden (nieuw, in productie en geproduceerd). U kunt zich voorstellen dat dit niet erg efficiënt werkte en de foutenkans groot was. Zij wilde daarom graag dat dit digitaal te regelen was in SnelStart. Hier was nog geen standaard oplossing voor beschikbaar, dus is er gekozen voor maatwerk. De maatwerk software dat voor dit bedrijf ontwikkeld is, is opgedeeld in 4 schermen:

Scherm 1: Overzicht nieuwe productieorders

In dit scherm verschijnen alle productieregels die geproduceerd moeten worden. Als een klant twee verschillende artikelen tegelijkertijd koopt, worden die artikelen op juiste regel geboekt. Vervolgens kunnen zij handmatig de orderregels met producten aanvinken die zij willen produceren en doorzetten naar scherm 2. Hierdoor kan een product niet dubbel geproduceerd worden.

Scherm 2: Overzicht welke artikelen in productie zijn

In dit scherm zijn de artikelen die in productie zijn te zien. Door een regel aan te vinken is alle detailinformatie / de gekozen variaties van het betreffende artikel te zien. Na het produceren krijgen de artikelen de status 'geproduceerd' mee. Dat kan door de desbetreffende artikelen aan te klikken en de status te wijzigen. Door deze wijziging door de geven, gebeurt het volgende automatisch:

Verhoging van de status van de artikelen van scherm twee naar drie
Het printen van een sticker voor op het artikel met klantnaam, ordernummer en eventueel een barcode
Het ophogen van de voorraad
De voorraad toewijzen aan de order

Geen gedoe meer om alles handmatig aan te passen. Super efficiënt dus!

Scherm 3: Overzicht van geproduceerde artikelen

De geproduceerde artikelen zijn hier te zien.

Scherm 4: Instellingen

In scherm vier is het mogelijk de instellingen aan te passen, zoals een printer aanwijzen voor het printen van de labels op het artikel.

De oplossing zoals hierboven beschreven is, is een van de vele mogelijkheden van maatwerk software. Heeft u wensen met betrekking tot optimalisatie en bent u benieuwd of dit te realiseren is met (maatwerk) software? Laat het ons weten, we denken graag met u mee!