Onmisbaar bij efficiënt magazijnbeheer: artikelnummers + tips

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 27-jun-2017 9:00:00 Commentaar

U heeft een handelsonderneming of productiebedrijf? Dan heeft u iedere dag te maken met tientallen, of zelfs tienduizenden artikelnummers. Het aanbrengen van structuur en het opzetten van een artikelnummering systeem is hierbij onmisbaar. Alle nummers zijn hierin opgenomen. Dit vergemakkelijkt het voorraadbeheer aanzienlijk. Daarnaast biedt een artikelnummeringssysteem de mogelijkheid om continu de voorraadsituatie te analyseren en te optimaliseren. En een ander fijne bijkomstigheid: er worden minder fouten gemaakt.

Het belang van een goed artikelnummeringssysteem

Toch blijven veel bedrijven spreadsheets in Excel gebruiken om de voorraad te beheren. Hele lijsten, in combinatie met uitgebreide formules, worden aangelegd en bijgehouden om artikelnummers toe te kennen aan onderdelen, materialen, artikelen etc. Het introduceren van een efficiënt artikelnummeringssysteem wordt gezien als tijdrovend, ingewikkeld en onnodig. En daar gaan we niet om liegen: het is ook tijdrovend en het kan ingewikkeld zijn. Maar één ding wat niet is, is onnodig. Artikelnummers zelf, evenals een handig systeem, kunnen orderprocessen automatiseren. En automatisering leidt vrijwel altijd tot efficiency en kostenbesparing.

Logisch dat veel ondernemers dan ook de wens hebben om met artikelnummers, maar ook met barcodes en scanning te werken. Zonder artikelnummers is dit simpelweg niet mogelijk. Maar waar te beginnen?

Het opzetten van een artikelnummersysteem

Beginnen bij het begin: alle koopdelen moeten een artikelnummer krijgen. Met koopdelen worden zaken zoals materiaal, onderdelen, verpakkingsmateriaal en verbruiksartikelen bedoelt.

1. Een eigen artikelnummersysteem

Een belangrijke vraag bij het opzetten van een artikelnummersysteem is: gaat u werken met een eigen artikelnummersysteem of gebruikt u de artikelnummers/EAN codes van uw leverancier? Een EAN code (Europees Artikel Nummer), is de cijferreeks onder de streepjescode van een product.

Een eigen artikelnummersysteem heeft de voorkeur. Het kan namelijk zo zijn dat als u de artikelnummers van uw leveranciers gaat gebruiken er overeenkomstige artikelnummers zijn. Dat geeft verwarring en zo krijgt u geen orde en structuur in uw eigen systeem. Het voordeel van een eigen systeem? U kunt onderscheid maken tussen leveranciersnummers en artikelnummers door beide nummers los van elkaar in het systeem op te slaan.

2. Kies voor een simpel en logisch artikelnummer

Om het artikelnummeringssysteem in te richten, moet u beginnen met een simpele en logische artikelnummering. Een cijfercombinatie is hierbij de meest optimale vorm. Een artikelnummer met letters en cijfers ziet er intelligent uit, maar een artikelnummer van een cijferreeks is het makkelijkst. Zelfs een korte cijferreeks, voor bijvoorbeeld de ondersteuning van een barcodesysteem, is voldoende. Met cijfers kunt u immers eindeloos variëren. En natuurlijk is het logisch dat er soms onderscheid moet worden aangebracht tussen verschillende artikelen om het duidelijk te houden, maar maak het niet te ingewikkeld.

Eventueel kunt u als artikelcode ook de EAN code van het product gebruiken. Hier zit wel een nadeel aan: uw klant het gemakkelijk kan opzoeken in Google voor bijvoorbeeld een prijsvergelijking. Een EAN code is immers uniek, dus weet de klant 100% zeker dat hij/zij het juiste artikel heeft gevonden.