Workflows acties

Inhouds opgave

1. Logica
    1.1 Als/Dan conditie
    1.2 Switch

2. Pipeline
     2.1 Status update
     2.2 Taak aanmaken
     2.3 Object aanmaken
     2.4 Taak inplannen
     2.5 Vertraging

3. Integratie
     3.1 Printen
     3.2 Email verzenden
     3.3 Webhook
     3.4 Data exporteren
     3.5 Ondertekening

4. Klant
     4.1 Uitnodigen voor bestelportaal

5. Zending
     5.1 Pakket registreren

6. Data bewerken
     6.1 Toggle object
     6.2 Update object in pipeline
     6.3 Veld vullen
     6.4 Tag toewijzen
     6.5 Tag verwijderen

7. WMS
     7.1 Valideer pick order regel status
     7.2 Vergelijk object status
     7.3 Pick order toewijzen
     7.4 Splits order in pick orders
     7.5 Controleer of order volledig gepickt is
     7.6 Artikelvoorraad mutatie
     7.7 Orderpicker locatie voorraad mutatie
     7.8 Backorder aanmaken

8. Orderverwerking
    8.1 Gebruikersinvoer
    8.2 Plan order
    8.3 Splits order in zendingen
    8.4 Order splitsen
    8.5 Order kopiëren
    8.6 Controleer of order beschikbaar is
    8.7 Reserveer voorraad
    8.8 Transport calculatie
    8.9 Maak zending van pickorder

9. Interface
    9.1 Toon notificatie
    9.2 Push notificatie

10. Productie
    10.1 Productie reserveren
    10.2 Productiereservering vrijgeven
    10.3 Grondstoffen afboeken
    10.4 Eindartikel bijboeken
    10.5 Sub-productie aanmaken
    10.6 Productie inplannen
    10.7 Productiebehoefte aanmaken

 

 Workflows beschrijving

---

1. Logica

       

1.1 Als/Dan conditie

De conditie splitst de workflow in twee takken: een tak die loopt wanneer aan de voorwaarden is voldaan en een tak voor het geval dat niet zo is. De takken staan als waar en niet waar op de verbindingslijnen.

Per conditie worden een of meer voorwaarden opgebouwd. Eerst wordt een veld gekozen uit een boomstructuur met de gegevens van het item waarop de workflow loopt, inclusief de extra velden, en met de uitkomsten van eerdere acties in dezelfde workflow. Daarna volgt de vergelijking: bij tekst gelijk aan, niet gelijk aan of bevat, bij getallen en datums ook meer dan, minder dan en de varianten met of gelijk aan, en bij ja-nee-velden gelijk of niet gelijk.

Waarmee vergeleken wordt is vrij te kiezen: een handmatig ingevulde waarde, de waarde van een ander veld, of een lege waarde. Bij velden die naar iets anders verwijzen, zoals een klantgroep, een pakketverzender of een medewerker, verschijnt een keuzelijst in plaats van een invulveld.

Gaat het om een lijst, bijvoorbeeld alle orderregels, dan komt er een extra keuze bij: som, laagste, hoogste of aantal, en of de voorwaarde voor sommige of voor alle regels moet gelden. Zo is bijvoorbeeld te toetsen of alle regels een bepaald kenmerk hebben of dat het totaalbedrag boven een grens ligt. 

1.2 Switch

 De switch kijkt naar één veld en stuurt de workflow op basis van de waarde daarvan een van meerdere takken in. Dat scheelt een rij achter elkaar geplaatste condities wanneer één gegeven verschillende vervolgen kent, bijvoorbeeld een land, een verzendwijze of een klantgroep.

Eerst wordt het veld gekozen, op dezelfde manier als bij een conditie: uit de gegevens van het item of uit de uitkomst van een eerdere actie, en ook hier met de mogelijkheid om bij lijsten te rekenen met som, laagste, hoogste of aantal.

Daarna worden de cases toegevoegd. Per case worden een vergelijking en een waarde ingesteld, waarbij die waarde vast ingevuld kan zijn, uit een ander veld kan komen of leeg kan zijn; bij verwijzende velden verschijnt weer een keuzelijst en bij ja-nee-velden een keuze tussen waar en onwaar. De ingestelde waarde komt als label bij de betreffende tak op het scherm te staan.

Er is altijd één standaardtak, die loopt wanneer geen enkele case past; die tak is niet te verwijderen. Andere cases kunnen wel weg, maar pas nadat de stappen eronder zijn verwijderd. 

---

2. Pipeline

       

2.1 Status update

De actie Status update geeft het item waar de workflow op loopt een nieuwe status, en start daarmee automatisch de workflow die aan die nieuwe status hangt. Instellen kost één handeling: kiezen welke status het item moet krijgen, uit de statussen van pipelines voor hetzelfde soort item.

De actie is beschikbaar bij workflows op orders, zendingen, pickorders, pickorderregels, artikelen, klanten, inkooporders, taken en objecten, en moet altijd de laatste stap van een tak zijn — de editor staat er geen vervolgstappen onder toe en weigert opslaan als die er toch staan.

Heeft het item de gekozen status al, dan gebeurt er niets en loopt de workflow gewoon door. Bestaat de status niet meer of wordt de wijziging geweigerd, dan stopt de stap met een melding en blijft het item op de oude status. Bij pickorders en pickorderregels werken de scanschermen meteen bij, en een dubbele aanvraag binnen een minuut wordt genegeerd zodat niets dubbel wordt uitgevoerd.

2.2 Taak aanmaken

De actie Taak aanmaken maakt automatisch een taak aan en koppelt die aan het item van de workflow, zodat de taak op het takenbord verschijnt.

Ingevuld worden een titel en eventueel een omschrijving, allebei met ruimte voor gegevens van het item, plus een taaktype, herinneringstype, prioriteit, de beginstatus en eventueel een ingeschatte tijdsduur. Bij orders kan de locatie automatisch uit het aflever- of factuuradres komen.

Verder kan de taak meteen aan medewerkers worden toegewezen, kan er een melding per e-mail en in het scherm uitgaan, en kunnen er bestaande of nieuwe tags aan gehangen worden.

De actie staat onder de categorie Pipeline en werkt bij vrijwel alle soorten items. Ontbreekt het taaktype, het herinneringstype of de beginstatus, dan wordt de taak niet aangemaakt en stopt de stap met een melding.

2.3 Object aanmaken

De actie Object aanmaken maakt automatisch een object van een gekozen objecttype aan en koppelt dat aan het item van de workflow.

Ingesteld worden het objecttype en een naam, die ook uit gegevens van het item mag komen; systeemnummer en referentienummer zijn optioneel. Na het kiezen van het objecttype verschijnen de velden van dat type om alvast te vullen. Velden voor bestanden en afbeeldingen kunnen niet vanuit een workflow gevuld worden.

De actie staat onder de categorie Pipeline en werkt bij orders, inkooporders, zendingen, pickorders, artikelen en klanten; bij taken, pickorderregels en objecten wordt de actie niet aangeboden.

Bestaat het objecttype niet meer of blijft de naam leeg, dan wordt er niets aangemaakt en stopt de stap met een melding. Zijn er nog geen objecttypes ingericht, dan moet dat eerst bij de instellingen gebeuren.

2.4 Taak inplannen

De actie Taak inplannen zet een bestaande taak op het planbord, op een vaste datum of op een tijdstip gerekend vanaf het moment dat de workflow loopt.

Bij een vaste datum worden een of meer momenten toegevoegd, eenmalig of als serie. Bij Na activatie wordt ingesteld hoeveel minuten na dat moment de taak begint en hoe lang die duurt, eventueel als reeks met een interval in minuten, uren, dagen, weken of maanden.

De actie staat onder de categorie Pipeline, werkt alleen bij taken en vervangt de eerdere planning van de taak. Bestaat de taak niet meer of lukt het inplannen niet, dan stopt de stap met een melding.

2.5 Vertraging

De actie Vertraging laat de workflow een ingestelde tijd wachten voordat de volgende stappen worden uitgevoerd. Ingevuld worden dagen, uren en minuten; op dat moment gaat de workflow verder waar die gebleven was.

De actie staat onder de categorie Pipeline en werkt bij vrijwel alle soorten items, bijvoorbeeld om pas een dag na verzending een e-mail te sturen.

Lukt het inplannen van het hervatten niet, dan stopt de stap met een melding en blijft de rest liggen. Na een storing wordt er niet dubbel gewacht.

---

3. Integratie

           

3.1 Printen

De actie Printen laat de workflow zelf een document afdrukken op een vaste printer. Bij het instellen worden drie dingen gekozen: welk rapport, welke printer en hoeveel exemplaren — waarbij het aantal ook uit een veld van het item kan komen.

De rapportenlijst toont alleen rapporten die bij het soort item van de workflow horen. Bij zendingen kan gekozen worden voor de pakketlabels, één afdruk per collo. Bij orders en inkooporders kan een artikelrapport per orderregel worden afgedrukt, waarbij tekst- en groepsregels worden overgeslagen. Ook een document dat eerder in dezelfde workflow is ontstaan, bijvoorbeeld een ondertekend document, kan opnieuw worden geprint.

De actie werkt bij workflows op orders, inkooporders, zendingen, pickorders, pickorderregels, artikelen, klanten, taken en objecten, en er mogen gewoon vervolgstappen achter staan.

Vooraf wordt gecontroleerd of de gekozen printer bestaat en aan staat. Lukt het afdrukken niet — geen werkende printer, een aantal dat op nul uitkomt, een rapport dat niet opgebouwd kan worden of een ontbrekend pakketlabel — dan stopt de stap met de melding dat de printopdracht niet is gelukt, zichtbaar bij de workflow zelf.

3.2 Email verzenden

De actie Email verzenden laat de workflow zelf een e-mail versturen met de gegevens van het item erin verwerkt. Vastgelegd worden: het e-mailaccount, minstens één ontvanger, een onderwerp en het rapport dat de inhoud van de e-mail vormt; een afwijkende afzender, kopie- en blinde-kopieontvangers en bijlagen zijn optioneel.

Ontvangers, onderwerp en afzender kunnen vaste tekst zijn of automatisch gevuld worden vanuit een veld van het item, zoals het adres van de klant. Meerdere adressen mogen achter elkaar staan; die worden vanzelf uit elkaar gehaald en dubbele adressen vervallen. Blijft de afzender leeg, dan geldt het standaardadres van het account.

De opmaak van de e-mail en de bijlagen komen uit rapporten die met de gegevens van het item worden opgebouwd; alleen rapporten voor hetzelfde soort item worden aangeboden. In de zijbalk staat een voorbeeld van de e-mail en er is een knop om het rapport direct te openen.

Bij een Microsoft 365-account kan de e-mail ook alleen als concept in de mailbox worden gezet in plaats van verstuurd; bij Gmail kan dat niet en wordt er altijd vanaf het gekoppelde postvak verzonden.

3.3 Webhook

De actie Webhook stuurt automatisch een bericht over de order naar een ander systeem, zodat dat systeem direct weet dat er in inHandel iets met de order is gebeurd. Er hoeft maar één ding te worden ingevuld: het webadres van de ontvangende partij, eventueel afkomstig uit een veld van de order.

Meegestuurd worden het kenmerk van de order, alle vrije velden met groep, naam en waarde, en per zending de colli met track-and-tracecode en volglink. Orderregels, klantgegevens en bedragen zitten er niet in; aanvullende gegevens moeten aan de andere kant worden opgehaald op basis van het meegestuurde kenmerk. In de zijbalk staat een voorbeeld van het bericht.

De actie is alleen beschikbaar bij workflows op orders en er mogen vervolgstappen achter staan. Extra instellingen voor inloggegevens zijn er niet, dus beveiliging loopt via het adres zelf of via controles bij de ontvangende partij.

Bestaat de order niet meer, of neemt het ontvangende systeem het bericht niet aan, dan stopt de stap met een melding die bij de workflow zichtbaar is. Opnieuw proberen gebeurt alleen door de workflow opnieuw te starten.

3.4 Data exporteren

De actie Data exporteren zet gegevens van het item in een bestand en plaatst dat automatisch op een externe opslaglocatie, zodat een ander systeem het daar kan ophalen. Vastgelegd worden de opslaglocatie met inloggegevens, het bestandstype en de bestandsnaam.

Er kan geëxporteerd worden naar een gewone of een beveiligde bestandsserver of naar een Azure-opslaglocatie, in twee gestructureerde gegevensvormen of als kommagescheiden bestand, dat laatste met of zonder kopregel. De extensie wordt automatisch juist gezet.

Welke gegevens in het bestand komen, wordt regel voor regel zelf samengesteld: per regel een naam en het bijbehorende gegeven, met de mogelijkheid om subvelden te maken voor een geneste opbouw. Beschikbaar zijn ordergegevens zoals ordernummer, referentie, korting, klantnaam en adressen, en orderregelgegevens zoals artikelcode, aantal en bedragen. In de zijbalk staat doorlopend een voorbeeld van het bestand.

Bij elke uitvoering worden datum en tijd achter de bestandsnaam gezet, dus er wordt nooit iets overschreven. Vooraf wordt de verbinding met de opslaglocatie gecontroleerd; lukt die niet of wordt het bestand geweigerd, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

De actie werkt bij workflows op orders, inkooporders, pickorders, pickorderregels, artikelen, klanten, taken en objecten, niet bij zendingen. Let op: de beschikbare gegevens zijn ordergegevens, dus bij andere soorten items eerst een proefexport doen, en laat de Azure-variant vóór ingebruikname door ontwikkeling bevestigen.

3.5 Ondertekening

De actie Ondertekening stuurt de ondertekenaar een e-mail met een beveiligde link naar het te ondertekenen document en zet de workflow stil tot er is ondertekend, afgewezen of verlopen.

Ingesteld worden de ondertekeningsconfiguratie, eventueel een afwijkend rapport en een afwijkend aantal dagen tot de deadline, en wie er tekent: de gekoppelde klant, de gekoppelde gebruiker of een vast ingevuld adres.

Alleen na ondertekening loopt de workflow verder. Bij afwijzing of verlopen stopt die flow en gaat het item naar de status die daarvoor is gekozen, waarna de workflow van die status het vervolg bepaalt; zonder gekozen status stopt de flow zonder statuswijziging.

De actie werkt bij orders en taken, mits de ondertekeningsmodule beschikbaar is; bij taken is een gekoppelde order nodig. Ontbreekt een geldige configuratie, een e-mailaccount voor ondertekening of een ontvanger met e-mailadres, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

---

4. Klant

4.1 Uitnodigen voor bestelportaal

De actie Uitnodigen voor bestelportaal stuurt de klant automatisch een uitnodiging voor toegang tot het bestelportaal, naar het e-mailadres op de klantkaart. Er valt niets in te stellen en de actie is alleen beschikbaar bij workflows op klanten.

De uitnodiging gaat alleen uit als de klant een e-mailadres heeft en er nog geen enkele portaalgebruiker aan die klant gekoppeld is. Bestaat er al toegang of al een openstaande uitnodiging, dan stopt de stap met een melding en gaat er niets dubbel de deur uit.

De ontvangen link is veertien dagen geldig. Wie al een inlog binnen inHandel heeft, hoeft alleen te accepteren; anders wordt daarbij een wachtwoord ingesteld. Er staat geen naam of foto van een afzender bij, omdat de uitnodiging automatisch wordt verstuurd.

Kan de uitnodiging niet worden verzonden, dan wordt die weer ingetrokken zodat een nieuwe poging mogelijk blijft. Alle meldingen zijn zichtbaar bij de workflow zelf. Opmaak en afzender volgen de inrichting van het bestelportaal.

---

5. Zending

5.1 Pakket registreren

De actie Pakket registreren meldt de zending aan bij de vervoerder, waarna per collo het verzendlabel, de track-and-tracecode en de volglink bij de zending worden vastgelegd.

Met de schakelaar Gebruik gekoppelde emballage wordt aangemeld met de emballage en afzender die al aan de zending hangen. Staat die schakelaar uit, dan worden een vaste emballage en afzender gekozen; de afmetingen, het gewicht, de verzendmethode en de standaard verzendopties van die emballage worden dan op alle colli gezet, en de vervoerder volgt automatisch uit de gekozen emballage.

De labels en volggegevens zijn daarna beschikbaar voor vervolgstappen: afdrukken als pakketlabels, meesturen in een e-mail aan de klant of doorgeven aan een ander systeem.

De actie werkt alleen bij workflows op zendingen. Bestaat de zending niet meer of weigert de vervoerder de aanmelding, bijvoorbeeld door een onvolledig adres of ontbrekende gewichten, dan stopt de stap met een melding bij de workflow en zijn er geen labels aangemaakt.

---

6. Data bewerken

6.1 Toggle object

De actie Toggle object zet een artikel automatisch op actief of juist op inactief. In de zijbalk staat één schakelaar, Object activeren: aan betekent activeren, uit betekent uitzetten.

Naast de aan/uit-markering op het artikel wordt het artikel ook naar de bijbehorende standaardstatus gebracht, de status voor actief of die voor verwijderd. Daarmee werkt de actie hetzelfde als een gewone statuswijziging: de workflow die aan die status hangt, gaat daarna vanzelf lopen.

De actie zit onder de categorie Data bewerken en is alleen beschikbaar bij workflows op artikelen. Er mogen gewoon stappen achter komen.

Bestaat het artikel niet meer of wordt de statuswijziging geweigerd, dan stopt de stap met een melding bij de workflow en blijft ook de aan- of uitzetting achterwege; er ontstaat dus geen halve wijziging waarbij het artikel wel uit staat maar de status niet is meegegaan.

6.2 Update object in pipeline

De actie Update object in pipeline geeft niet het item van de workflow zelf een nieuwe status, maar een object dat eraan gekoppeld is. Er zijn twee keuzes: welk gekoppeld object bijgewerkt moet worden en naar welke status, waarbij de statussen per pipeline en per module gegroepeerd staan.

De mogelijke combinaties liggen vast: vanuit een order naar de gekoppelde taak, vanuit een taak naar de gekoppelde order, vanuit een pickorder naar de pickorderregels of de order, vanuit een pickorderregel naar de pickorder of de order, en vanuit een zending naar de order of de pickorder.

Zijn er meerdere gekoppelde objecten, bijvoorbeeld alle regels van een pickorder of alle taken bij een order, dan krijgen die allemaal de gekozen status. Bij een zending naar pickorders geldt een extra voorwaarde: alleen pickorders waarvan alles daadwerkelijk is verzonden, gaan mee.

De statuswijziging werkt verder als een gewone statuswijziging, dus de workflow die aan die status hangt gaat voor elk bijgewerkt object lopen, en scanschermen werken direct bij.

Bestaat de gekozen status niet meer, is er geen gekoppeld object gevonden of wordt de wijziging voor één van de objecten geweigerd, dan stopt de stap met een melding die bij de workflow zichtbaar is.

6.3 Veld vullen

De actie Veld vullen zet automatisch een waarde in een veld van het item, of van een gekoppeld object daarvan.

Het veld wordt uit een boomstructuur gekozen, met zowel standaardvelden als extra velden, en met de mogelijkheid door te klikken naar bijvoorbeeld de klant of het artikel op de orderregels; wijst de keuze naar meerdere regels, dan worden die allemaal gevuld. De waarde wordt passend ingevuld: een keuzelijst bij vaste opties, een ja-nee-keuze, een lijst met medewerkers, of vrije tekst waarin ook gegevens van het item kunnen staan.

De actie staat onder Data bewerken en werkt bij vrijwel alle soorten items. Bestaat het item of veld niet meer, of past de waarde er niet bij, dan stopt de stap met een melding en wordt er niets gewijzigd.

6.4 Tag toewijzen

De actie Tag toewijzen hangt automatisch een tag aan het item van de workflow.

Er wordt eerst gekozen tussen een bestaande tag en een nieuwe tag. Bij een bestaande tag volstaat de keuze uit de lijst met tags. Bij een nieuwe tag wordt een naam ingevuld, die ook uit gegevens van het item kan komen, zoals een ordernummer, met daarbij een achtergrond-, tekst- en randkleur.

De actie staat onder Data bewerken en werkt bij orders, pickorders, pickorderregels, artikelen, klanten en taken. Hangt de tag er al aan, dan verandert er niets en loopt de workflow gewoon door; ook na een storing ontstaat er dus geen dubbele koppeling.

Lukt het aanmaken of koppelen van de tag niet, dan stopt de stap met een melding die bij de workflow zichtbaar is.

6.5 Tag verwijderen

De actie Tag verwijderen haalt een gekozen tag weer van het item af. Er is één instelling: welke tag losgekoppeld moet worden, te kiezen uit de bestaande tags.

De tag zelf blijft gewoon bestaan en blijft aan andere items hangen; alleen de koppeling met dit item verdwijnt. Hangt de tag er niet aan, dan gebeurt er niets en loopt de workflow door, ook wanneer een uitvoering na een storing wordt hervat.

De actie staat onder Data bewerken en werkt bij orders, pickorders, pickorderregels, artikelen, klanten en taken. Lukt het loskoppelen niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

---

7. WMS

7.1 Valideer pick order regel status

De actie Valideer pick order regel status controleert of alle regels van de pickorder een bepaalde regelstatus hebben en legt vast of dat wel of niet zo is. De actie wijzigt zelf niets en is bedoeld om daarna met een conditie een andere kant op te vertakken.

De uitkomst is alleen positief wanneer er regels zijn en die allemaal in de gekozen status staan; receptregels tellen mee, een regel zonder regelstatus laat de controle mislukken en een pickorder zonder regels voldoet nooit.

De actie zit onder de categorie WMS en werkt alleen bij workflows op pickorders. Een negatieve uitkomst laat de stap niet mislukken: de workflow loopt door, dus zonder conditie erachter heeft de controle geen zichtbaar effect. Bestaat de pickorder niet meer, dan stopt de stap met een melding.

Let op bij nieuwe inrichting: er is in de workflow-editor geen invulscherm om de te controleren status te kiezen en de uitkomst staat niet tussen de velden voor een conditie. De actie komt daardoor vooral nog voor in eerder ingerichte workflows; voor nieuwe situaties is Vergelijk object status het aangewezen alternatief, eventueel in overleg met ontwikkeling.

7.2 Vergelijk object status

De actie Vergelijk object status controleert of bij elkaar horende objecten allemaal op dezelfde status staan en legt vast of dat wel of niet zo is. Er valt niets in te stellen en er wordt niets gewijzigd.

Bij een workflow op pickorderregels worden alle regels van de pickorder vergeleken, bij een workflow op zendingen alle zendingen van de order. Alleen statussen van dat soort item tellen mee, en staat één regel of zending zonder status, dan is de uitkomst nooit gelijk.

Zo is vast te stellen of een geheel klaar is: alle regels gepickt of alle zendingen verzonden. De uitkomst is daarna te gebruiken in een Als/Dan-conditie, bijvoorbeeld om de order pas op verzonden te zetten als alles verzonden is.

De actie staat onder de categorie WMS en verschijnt bij pickorders, pickorderregels en zendingen, maar werkt alleen bij pickorderregels en zendingen; in een workflow op de pickorder zelf stopt de stap met een melding. Een uitkomst niet gelijk laat de stap niet mislukken, dus zonder conditie erachter heeft de vergelijking geen zichtbaar effect.

7.3 Pick order toewijzen

De actie Pick order toewijzen koppelt de pickorder automatisch aan een of meer vaste orderpickers. In de zijbalk staat één verplicht veld waarin meerdere orderpickers tegelijk aangevinkt kunnen worden.

De gekozen pickers worden toegevoegd aan de pickorder. Wie er al aan gekoppeld is, wordt overgeslagen, en bestaande toewijzingen blijven staan: de actie voegt alleen toe en haalt niemand weg.

De actie werkt alleen bij workflows op pickorders en alleen met de magazijnmodule. Er mogen vervolgstappen achter staan, bijvoorbeeld een melding aan de toegewezen medewerkers.

Bestaat de pickorder niet meer, dan stopt de stap met een melding bij de workflow. Een inmiddels verwijderde orderpicker wordt overgeslagen zonder dat de stap daarop mislukt.

7.4 Splits order in pick orders

De actie Splits order in pick orders is bedoeld om een order automatisch om te zetten in een of meer pickorders, maar is in de huidige uitvoering niet bruikbaar: de verwerking kent deze actie niet, waardoor een workflow met deze stap erin op dat punt vastloopt met de melding dat de actie niet uitgevoerd kan worden.

De actie staat wel in de keuzelijst, onder de categorie WMS bij workflows op orders en alleen met de magazijnmodule. Een instelscherm heeft de actie niet, dus er valt ook niets aan mee te geven.

Pickorders aanmaken gaat op dit moment via het magazijn: daar worden orderregels geselecteerd en omgezet naar een pickorder, ook voor meerdere regels tegelijk, waarbij direct de orderpickers, de beginstatus van de pickorder en de regels en eventueel een pool worden meegegeven.

Advies: deze actie niet opnemen in nieuwe workflows, en bij een klant die erom vraagt eerst met ontwikkeling afstemmen of en wanneer deze beschikbaar komt.

7.5 Controleer of order volledig gepickt is

De actie Controleer of order volledig gepickt is kijkt of van elke orderregel het volledige aantal is gepickt en legt de uitkomst vast als wel of niet volledig gepickt. Er valt niets in te stellen en er wordt niets gewijzigd.

Per orderregel wordt het gepickte aantal vergeleken met het bestelde aantal. Regels zonder artikel, regels met aantal nul of lager en artikelen die in de magazijninstellingen als niet-pickbaar zijn aangemerkt, tellen niet mee. Is van één van de meetellende regels niets of te weinig gepickt, dan is de uitkomst niet volledig.

De uitkomst is bedoeld voor een Als/Dan-conditie erachter, bijvoorbeeld om de order door te zetten naar verzenden zodra alles gepickt is, en anders naar een backorder of een wachtstatus. Zonder conditie erachter heeft de controle geen zichtbaar effect.

De actie staat onder de categorie WMS, werkt alleen bij workflows op orders en vereist de magazijnmodule. Bestaat de order niet meer of kunnen de magazijninstellingen niet gelezen worden, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

7.6 Artikelvoorraad mutatie

De actie Artikelvoorraad mutatie boekt de gepickte aantallen van de pickorder af van de voorraad.

Ingesteld worden een mutatietype, een magazijn en eventueel een eigen omschrijving; zonder omschrijving wordt automatisch naar de pickorder verwezen. Per pickorderregel met een gepickt aantal ontstaat één mutatie op het gekozen magazijn, waarbij de voorraad altijd verlaagd wordt. Regels zonder gepickt aantal tellen niet mee; bij recepten gaat het om de onderdelen.

De actie staat onder de categorie WMS, werkt bij pickorders en vereist de magazijnmodule. Ontbreekt de pickorder, het mutatietype of het magazijn, of is er geen enkele gepickte regel, dan stopt de stap met een melding. Bij een koppeling met een boekhoudpakket wordt eerst gecontroleerd of de orders zijn doorgegeven, en na een storing wordt niet dubbel afgeboekt.

7.7 Orderpicker locatie voorraad mutatie

(In de oorspronkelijke tekst staat hier dezelfde beschrijving als bij Artikelvoorraad mutatie — waarschijnlijk een kopieerfout in het bronbestand. Navragen bij ontwikkeling wat het daadwerkelijke verschil tussen deze twee acties is.)

De actie boekt de gepickte aantallen van de pickorder af van de voorraad.

Ingesteld worden een mutatietype, een magazijn en eventueel een eigen omschrijving; zonder omschrijving wordt automatisch naar de pickorder verwezen. Per pickorderregel met een gepickt aantal ontstaat één mutatie op het gekozen magazijn, waarbij de voorraad altijd verlaagd wordt. Regels zonder gepickt aantal tellen niet mee; bij recepten gaat het om de onderdelen.

De actie staat onder de categorie WMS, werkt bij pickorders en vereist de magazijnmodule. Ontbreekt de pickorder, het mutatietype of het magazijn, of is er geen enkele gepickte regel, dan stopt de stap met een melding. Bij een koppeling met een boekhoudpakket wordt eerst gecontroleerd of de orders zijn doorgegeven, en na een storing wordt niet dubbel afgeboekt.

7.8 Backorder aanmaken

De actie Backorder aanmaken splitst de order op wat er niet leverbaar is. Er valt niets in te stellen: per regel wordt naar de vrije voorraad gekeken.

Is een deel leverbaar, dan houdt de order die aantallen en gaat de rest naar een nieuwe backorder met hetzelfde ordernummer en een oplopend achtervoegsel. Klant, adressen en vrije velden gaan mee, de bedragen worden opnieuw berekend en te veel gereserveerde voorraad komt vrij. De order gaat naar de status voor gedeeltelijk geleverd, de backorder naar de backorderstatus.

Is niets leverbaar, dan wordt de order zelf de backorder. Is er geen tekort, dan gebeurt er niets.

De actie werkt alleen bij orders en vereist de magazijnmodule. Na een storing ontstaat er geen tweede backorder.

---

8. Orderverwerking

     

8.1 Gebruikersinvoer

De actie Gebruikersinvoer onderbreekt de workflow om iemand eerst iets te laten vastleggen, in de praktijk een handtekening op de order. Alles wat in dezelfde tak achter deze stap staat, wordt in die uitvoering overgeslagen.

Ingevuld worden een naam voor de gevraagde invoer, de soort invoer (op dit moment alleen Handtekening) en een link naar het scherm waar die invoer gegeven wordt, plus een schakelaar voor een mobiel scherm. Naam en link kunnen automatisch gevuld worden vanuit een veld van de order.

Het vervolg komt uit het scherm achter de link: daar wordt getekend en de order doorgevoerd, waarna de order een nieuwe status krijgt en de workflow van die status het proces verder brengt. Gebeurt dat niet, dan blijft de order staan.

De actie werkt alleen bij workflows op orders. Stappen die hoe dan ook uitgevoerd moeten worden, horen vóór deze stap of in de workflow van de status die na het ondertekenen wordt gezet.

Voor een volwaardig ondertekeningsproces met uitnodiging per e-mail, deadline en afhandeling bij afwijzing of verlopen is de actie Ondertekening bedoeld.

8.2 Plan order

De actie Plan order maakt een kopie van de order met een datum in de toekomst, bedoeld voor terugkerende leveringen, en zet daarna de huidige order op een gekozen status.

Ingesteld worden drie dingen: vanaf welk moment gerekend wordt (vanaf de datum van de huidige order of vanaf vandaag), het aantal dagen in de toekomst, en de status die de huidige order krijgt zodra de nieuwe order is aangemaakt.

De nieuwe order neemt de klant, omschrijving, memo, referentie, korting, betaalstatus, factuur- en afleveradres, de vrije velden en de orderregels over. Regels met aantal nul vervallen. Bij regels met een artikel worden de actuele verkoopprijs en het btw-tarief opnieuw berekend, waarbij het land van het afleveradres meetelt wanneer de buitenlandse btw-regeling in gebruik is; vrije tekstregels behouden hun eigen omschrijving en bedragen.

De actie werkt alleen bij workflows op orders. Bestaat de order niet meer of wordt de statuswijziging geweigerd, dan stopt de stap met een melding die bij de workflow zichtbaar is.

8.3 Splits order in zendingen

De actie Splits order in zendingen maakt vanuit de order een zending aan en zet die meteen op een gekozen zendingstatus, zodat de workflow van die status het verder oppakt, bijvoorbeeld met aanmelden bij de vervoerder.

Twee dingen worden ingesteld: naar welke zendingstatus de nieuwe zending gaat, en hoe de orderregels over de colli verdeeld worden. Er kan gekozen worden voor alle orderregels op één collo of voor elke orderregel op een apart collo. De keuze Automatisch berekenen staat wel in de lijst maar is niet selecteerbaar.

De zending krijgt de geadresseerde uit het afleveradres van de order, aangevuld met de gegevens van de klant: bedrijfs- of klantnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummers en btw-nummer. Orderregels met aantal nul komen niet op de zending.

Vooraf wordt gecontroleerd of de order bestaat. Is het afleveradres niet goed te herleiden, dan stopt de stap met de melding dat het afleveradres niet geldig is; ook een geweigerde statuswijziging laat de stap stoppen, met een melding bij de workflow.

De actie werkt alleen bij workflows op orders en alleen met de module voor pakketverzenders. Wordt een vastgelopen uitvoering later hervat, dan wordt de zending niet nogmaals aangemaakt.

8.4 Order splitsen

De actie Order splitsen verdeelt de orderregels over meerdere orders: de oorspronkelijke order houdt de eerste groep, elke andere groep wordt een nieuwe order die de ingestelde status krijgt en daarmee zijn eigen workflow start.

Gekozen wordt waarop gesplitst wordt: op bron, op magazijnlocatie, op een standaard veld of een extra veld van de orderregel, op losse orderregels, of per stuk, waarbij een regel met aantal vijf vijf orders oplevert en de bedragen evenredig worden verdeeld.

Nieuwe orders nemen klant, omschrijving, memo, referentie, korting, adressen en vrije velden over, met opnieuw berekende totalen. Valt alles in dezelfde groep, dan wordt er niets gesplitst.

De actie werkt alleen bij orders. Lukt het zetten van de status bij een deel van de nieuwe orders niet, dan wordt gemeld om hoeveel orders het gaat. Na een storing wordt de stap niet automatisch herhaald, omdat de order al gedeeltelijk gesplitst kan zijn.

8.5 Order kopiëren

De actie Order kopiëren maakt een kopie van de order, precies zoals de kopieerknop in de verkoopapp, en geeft die kopie meteen een gekozen status. De workflow van die status bepaalt daarna wat er met de kopie gebeurt.

Er is één instelling: de status voor de kopie, te kiezen uit de statussen van de orderpipelines. De kopie neemt de statussen van de oorspronkelijke order niet over, zodat de lopende workflow niet opnieuw start.

Meegekopieerd worden de orderregels met hun bedragen, kortingen en vrije velden, de vrije velden van de order zelf, de omschrijving, memo, referentie en het factuur- en afleveradres. De kopie krijgt een nieuw ordernummer, de betaalstatus begint opnieuw en een eerder gezette handtekening gaat niet mee.

De actie werkt alleen bij workflows op orders. Vooraf wordt gecontroleerd of de order en de gekozen status nog bestaan; zo niet, dan stopt de stap met een melding. Na een storing wordt deze stap niet automatisch opnieuw uitgevoerd, om te voorkomen dat er een tweede kopie ontstaat.

8.6 Controleer of order beschikbaar is

De actie Controleer of order beschikbaar is kijkt of er genoeg voorraad is voor de order of pickorder en legt de uitkomst vast als volledig beschikbaar, gedeeltelijk beschikbaar of niet beschikbaar. Er valt niets in te stellen en er wordt niets gewijzigd.

Per regel wordt de vrije voorraad van het artikel bekeken: de aanwezige voorraad min wat voor andere orders is gereserveerd, waarbij wat voor deze order zelf gereserveerd is gewoon meetelt. Is dat voor alle regels genoeg, dan is de uitkomst volledig; is er van minstens één regel iets beschikbaar maar niet alles, dan gedeeltelijk; is er nergens iets, dan niet beschikbaar. Regels met aantal nul of lager tellen niet mee, en bij receptartikelen wordt gekeken naar de voorraad van de onderdelen in plaats van naar het receptartikel zelf.

De uitkomst is te gebruiken in een Als/Dan-conditie, bijvoorbeeld om een volledig beschikbare order door te zetten naar picken en een gedeeltelijke order naar een backorder- of wachtstatus te sturen. Zonder conditie erachter heeft de controle geen zichtbaar effect.

De actie staat onder Orderverwerking, werkt bij workflows op orders en pickorders en vereist de magazijnmodule. Bestaat de order of pickorder niet meer, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

8.7 Reserveer voorraad

De actie Reserveer voorraad legt de voorraad voor de order vast op de magazijnlocaties, zodat die niet meer voor andere orders beschikbaar is.

Er zijn twee keuzes: orders met een backorder voorrang geven bij het verdelen van de voorraad, en wel of niet toestaan dat de order maar gedeeltelijk gereserveerd wordt. Staat dat laatste uit, dan stopt de stap zodra een regel niet volledig gedekt kan worden.

Receptartikelen worden via hun onderdelen gereserveerd. Na afloop is bekend hoeveel regels zijn gereserveerd en of alles gelukt is, wat in een conditie gebruikt kan worden om naar picken of naar een backorder te vertakken.

De actie werkt alleen bij orders en vereist de magazijnmodule. Let op: de uitkomstvelden in de conditie-keuzelijst sluiten niet meer aan op wat de actie werkelijk oplevert; bij gebruik daarvan eerst met ontwikkeling afstemmen.

8.8 Transport calculatie

De actie Transport calculatie rekent uit in welke verpakkingen de artikelen van de pickorder passen en legt per pickorderregel de verpakking en het aantal colli vast.

Ingesteld worden een luchtfactor in procenten, voor ruimte die niet benut kan worden, en eventueel een voorkeursafzender zodat alleen de verpakkingen van die pakketverzender meedoen.

De artikelen worden op afmetingen en gewicht over zo min mogelijk verpakkingen verdeeld. Artikelen zonder afmetingen of gewicht en artikelen die nergens in passen komen apart terug met de reden, en of alles paste is in een conditie te gebruiken. Een eerdere verdeling wordt vervangen.

De actie staat onder Orderverwerking en werkt bij pickorders. Zonder ingerichte verpakkingen, of als de pickorder niet meer bestaat, stopt de stap met een melding.

8.9 Maak zending van pickorder

De actie Maak zending van pickorder maakt vanuit de pickorder een of meer zendingen aan met de gepickte regels erop.

Ingesteld worden een zendingstatus, die leeg mag blijven, en of alle orderregels op één collo gaan of elke regel op een apart collo.

Er ontstaat één zending per emballage per order, dus bij meerdere emballages of meerdere orders komen er meerdere zendingen. De emballageverdeling moet er al zijn, bijvoorbeeld uit de transportcalculatie; adres en klantgegevens komen van de order, vervoerder en afzender uit de emballage.

De actie werkt bij pickorders en vereist de magazijnmodule en die voor pakketverzenders. Ontbreekt de emballageverdeling, de afzender of een geldig afleveradres, dan wordt er niets aangemaakt en stopt de stap met een melding.

---

9. Interface

9.1 Toon notificatie

De actie Toon notificatie laat een melding met een zelf opgestelde tekst in inHandel verschijnen. Er is één verplicht veld, Notificatie tekst, waarin meerdere regels passen en waarin naast vaste tekst ook gegevens van het item kunnen worden opgenomen, zoals een ordernummer of een klantnaam.

De melding wordt direct getoond terwijl de workflow gewoon doorloopt; er wordt niets gewijzigd en er wordt niet gewacht op een reactie. Het is dus bedoeld om iemand die op dat moment in inHandel werkt ergens op te attenderen, niet om een blijvend bericht of een e-mail te versturen.

De actie staat onder de categorie Interface en is beschikbaar bij workflows op orders, inkooporders, zendingen, pickorders, pickorderregels, artikelen, klanten, taken en objecten. Er mogen gewoon stappen achter komen.

De stap kent geen eigen foutsituaties: de melding wordt verstuurd en de workflow gaat verder. Voor een bericht dat ook buiten het scherm aankomt, is de actie Push notificatie of Email verzenden bedoeld.

9.2 Push notificatie

De actie Push notificatie stuurt een bericht naar gekozen medewerkers, dat ook op hun apparaat verschijnt als inHandel niet open staat.

Ingevuld worden een titel (leeg laten mag, dan verschijnt inHandel) en een verplicht bericht; beide kunnen gegevens van het item bevatten. De ontvangers worden uit een lijst met medewerkers gekozen; bij taken kan in plaats daarvan iedereen worden genomen die aan de taak is gekoppeld.

Alleen wie meldingen op het apparaat heeft toegestaan, ontvangt het bericht. Zijn er geen ontvangers of mislukt het versturen, dan loopt de workflow gewoon door; zekerheid dat het bericht is gelezen geeft de actie niet.

De actie staat onder de categorie Interface en werkt bij vrijwel alle soorten items.

---

10. Productie

         

10.1 Productie reserveren

De actie Productie reserveren legt de voorraad van de grondstoffen voor de productieorder vast op de magazijnlocaties, zodat die niet meer voor iets anders gebruikt kan worden.

Er is één aanvinkvakje: gedeeltelijke reservering toestaan. Staat dat uit, dan stopt de stap zodra van een grondstof te weinig op voorraad is, met vermelding van het tekort en het artikel. Staat het aan, dan wordt gereserveerd wat er is en loopt de workflow door.

Na afloop is bekend hoeveel productieregels zijn gereserveerd, hoeveel locaties zijn bijgewerkt en of alles volledig gedekt was; die uitkomst kan in een conditie gebruikt worden.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op productieorders. Lukt de berekening of de bevestiging niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

10.2 Productiereservering vrijgeven

De actie Productiereservering vrijgeven geeft de eerder vastgelegde grondstofvoorraad van de productieorder weer vrij, zodat die weer voor andere orders beschikbaar is. Er valt niets in te stellen.

Na afloop is bekend hoeveel productieregels zijn vrijgegeven en hoeveel locaties zijn bijgewerkt. Staat er niets meer gereserveerd, dan gebeurt er niets en loopt de workflow gewoon door.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op productieorders, bijvoorbeeld bij het annuleren of uitstellen van een productieorder. Lukt het vrijgeven niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

10.3 Grondstoffen afboeken

De actie Grondstoffen afboeken haalt de grondstoffen van de productieorder van de voorraad af, zodat het verbruik verwerkt is zodra de productie start. Er valt niets in te stellen.

Na afloop is bekend hoeveel productieregels zijn verwerkt en hoeveel voorraadmutaties er zijn gemaakt.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op productieorders. Lukt het afboeken niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow. Wordt een uitvoering na een storing hervat, dan wordt herkend wat al is afgeboekt, zodat er niet dubbel wordt verwerkt.

10.4 Eindartikel bijboeken

(In de oorspronkelijke tekst staat hier dezelfde beschrijving als bij Grondstoffen afboeken — waarschijnlijk een kopieerfout in het bronbestand. Navragen bij ontwikkeling wat het daadwerkelijke verschil tussen deze twee acties is.)

De actie haalt de grondstoffen van de productieorder van de voorraad af, zodat het verbruik verwerkt is zodra de productie start. Er valt niets in te stellen.

Na afloop is bekend hoeveel productieregels zijn verwerkt en hoeveel voorraadmutaties er zijn gemaakt.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op productieorders. Lukt het afboeken niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow. Wordt een uitvoering na een storing hervat, dan wordt herkend wat al is afgeboekt, zodat er niet dubbel wordt verwerkt.

10.5 Sub-productie aanmaken

De actie Sub-productie aanmaken maakt automatisch onderliggende productieorders aan voor productieartikelen uit de stuklijst waarvan te weinig op voorraad is. Er valt niets in te stellen.

Alleen onderdelen die als zelf te maken zijn aangemerkt komen in aanmerking, en alleen bij een tekort. Na afloop is bekend hoeveel sub-productieregels er zijn aangemaakt. Bestaat er al een openstaande sub-productie voor hetzelfde onderdeel, dan komt er geen tweede bij, ook niet wanneer een uitvoering na een storing wordt hervat.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op productieorders. Lukt het aanmaken niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.

10.6 Productie inplannen

De actie Productie inplannen zet de productieorder als taak op het takenbord, zodat de productie zichtbaar wordt in de planning.

Ingesteld worden een taaktype en een herinneringstype, die verplicht zijn, en optioneel een eigen titel, een beginstatus voor de taak en de medewerkers of resources aan wie de taak wordt toegewezen. Blijft de titel leeg, dan wordt er automatisch een titel gemaakt; zonder gekozen status geldt de standaardstatus.

De benodigde tijd wordt automatisch berekend uit de productietijd die bij de regels van de productieorder is vastgelegd. De taak blijft gekoppeld aan de productieorder.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op productieorders. Bestaat het taaktype, het herinneringstype of de productieorder niet, dan wordt er geen taak aangemaakt en stopt de stap met een melding bij de workflow.

10.7 Productiebehoefte aanmaken

De actie Productiebehoefte aanmaken maakt vanuit een verkooporder automatisch productieregels aan voor de productieartikelen op die order waarvan te weinig op voorraad is. Er valt niets in te stellen.

De nieuwe productiebehoefte komt klaar te staan om ingepland te worden. Na afloop is bekend hoeveel regels er zijn aangemaakt. Bestaat er voor een orderregel al een productiebehoefte, dan komt er geen tweede bij, ook niet wanneer een uitvoering na een storing wordt hervat.

De actie staat onder de categorie Productie en werkt alleen bij workflows op orders. Lukt het aanmaken niet, dan stopt de stap met een melding bij de workflow.