Standaard of maatwerk software: wat is de beste keuze?

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 4-jun-2019 8:32:00 Commentaar

Op de vraag: ‘Wat is de beste keuze: standaard of maatwerk software?’ Is geen eenduidig antwoord te geven. Het is van veel factoren afhankelijk welke oplossing het beste past. Daarom geven we in deze blog informatie over de verschillen van standaard en maatwerk software en welke voor- en nadelen daarbij komen kijken. Zo kan u een gedegen beslissing maken tussen deze twee software varianten. Maar eerst gaan we even terug naar de basis: wat verstaan we onder standaard en maatwerk software en wat zijn de toepassingen?

Wat is standaard software?

Onder standaard software verstaan we software die reeds ontwikkeld is en inzetbaar door verschillende bedrijven. De functionaliteiten van de software zijn gemaakt met het oog op het automatiseren en optimaliseren van een bestaand proces dat volgens een vaste volgorde geschiet. Dit bestaande proces komt in veel bedrijven voor en de software is gemaakt met als uitgangspunt om dit proces zo efficiënt mogelijk te maken. De functionaliteiten van deze software staan vast en het proces dient op een bepaalde manier te verlopen om de software optimaal te kunnen inzetten.

Toepassingen van standaard software

Er is al veel software op de markt. Denk aan het koppelen van systemen aan elkaar, rapportagetools of software voor efficiënt magazijnbeheer. Standaard software wordt ingezet voor eenvoudige processen die veelal volgens een bepaalde volgorde gebeuren. Enkele voorbeelden:

Een koppeling tussen de webshop en het boekhoudprogramma. Gegevens worden hierdoor met elkaar gesynchroniseerd en dit bespaard een hoop administratie.
Een rapportagetool die gekoppeld is aan het boekhoudprogramma geeft ondernemers kansen. Ze krijgen inzicht in de onderneming, inzicht in de trends van de markt en ze kunnen hun organisatie sturen op basis van cijfers in plaats van aannames.
De gehele logistieke afhandeling digitaal regelen. Beheersing van het logistieke proces zorgt uiteindelijk voor een hoger rendement.

Wat is maatwerk software?

Onder maatwerk software verstaan we software die nog niet op de markt is en speciaal voor een bedrijf ontwikkeld wordt. Het proces waar het bedrijf software voor nodig heeft, wordt niet aangepast aan de software, maar de software wordt zo geschreven dat deze aansluit op het proces. U kunt dus zelf de functionaliteiten bepalen.

Toepassingen van maatwerk software

Maatwerk software wordt vaak ingezet voor complexere processen. Enkele voorbeelden:

Een klantportaal waar klanten kunnen inloggen op hun persoonlijke pagina. Hier kunnen zij het hele jaar door hun situatie en gegevens inkijken.
Een app voor de buitendienst medewerker met een functionaliteit die specifiek voor de organisatie van belang is. Bijvoorbeeld het maken van foto’s van geleverde goederen zodat bewezen kan worden dat deze onbeschadigd geleverd zijn.
In het magazijn met een barcodescanner producten verzamelen voor een pakbon. Bij het scannen van het artikel worden direct de klantgegevens verzameld zodat het pakketje meteen aangemeld kan worden.
Een manier om de administratie vlekkeloos en sneller te laten verlopen, zoals bij Novel Groep.

Wat zijn de voordelen van standaard software?

Standaard software brengt veel voordelen met zich mee. De belangrijkste voordelen zijn:

1. De kosten zijn relatief laag
Het pakket ligt al klaar en er hoeft niks aan toegevoegd te worden. Daarbij verkoopt de aanbieder de software aan meerdere bedrijven waardoor de kostprijs lager is dan bij een maatwerkpakket.

2. Bekende, betrouwbare software
De software is in gebruik door meerdere mensen en is veelvuldig getest. Fouten in de software zijn al gesignaleerd en opgelost. Standaard software is vaak een betrouwbare, veilige keuze.

3. Software wordt up-to-date gehouden
De software wordt gebruikt door meerdere gebruikers dus de aanbieder houdt de software bij. Er is simpelweg geld voor eventuele updates en verbeteringen omdat er klanten zijn die betalen voor de software.

4. Snelle implementatie
De software is al vaker geïmplementeerd dus de aanbieder weet hoe dit het snelste gedaan kan worden.

Wat zijn de nadelen van standaard software?

Natuurlijk kent standaard software ook een aantal nadelen:

1. Aanpassen van het bedrijfsproces
De software past zich niet aan, dat betekent dat u het bedrijfsproces zo moet inrichten dat het aansluit bij de werking van de software. Een eventuele unieke werkwijze wat concurrentievoordeel kan opleveren gaat hierbij verloren.

2. Functionaliteiten niet uitgebreid genoeg
Het kan zijn dat het standaardpakket bestaat uit functionaliteiten die niet voorzien in uw behoefte. Daarbij is het mogelijk dat er een aantal componenten zijn binnen het pakket die u helemaal niet gebruikt (maar wel voor betaald).

Wat zijn de voordelen van maatwerk software?

Maatwerk software brengt veel voordelen met zich mee. De belangrijkste voordelen zijn:

1. Maatwerk software is schaalbaar
Waar standaard software vaak zijn beperkingen heeft, kan bij maatwerk software alle wensen en behoeften van de gebruiker verwerkt worden. De toepassing van de software is gemaakt op basis van het bedrijfsproces dus het proces hoeft niet aangepast te worden.

2. Betaal niet voor overbodige functionaliteiten
Als opdrachtgever heeft u in grote mate zelf in de hand hoeveel de maatwerk applicatie gaat kosten. U bepaald namelijk zelf welke functionaliteiten er wel en niet toegevoegd worden. Dit zorgt er niet alleen voor dat u niet betaald voor opties die u niet gebruikt, het maakt de applicatie ook overzichtelijker.

3. Koppel uw eigen systemen aan elkaar
Maatwerk software maakt het mogelijk om meerdere systemen die u gebruikt aan elkaar te koppelen. Zo kunnen systemen als urenregistratie, verlofregistratie, een app voor de buitendienst en een boekhoudprogramma aan elkaar gekoppeld worden.

4. Behaal concurrentievoordeel
Heeft u een unieke werkwijze ontwikkelt die zorgt voor een concurrentievoordeel? Zonde als dit verloren gaat door standaard software. Met maatwerk software kunt u deze unieke werkwijze behouden en het concurrentievoordeel behalen.

5. De applicatie kan meegroeien met de organisatie
Het bedrijf groeit en er komen bedrijfsprocessen bij of deze veranderen. Geen probleem, de maatwerkapplicatie kan hierop aangepast worden.

Wat zijn de nadelen van maatwerk software?

Maatwerk software kent ook een aantal nadelen, namelijk:

1. Ontwikkeling en implementatie kost meer tijd
Er gaat veel tijd zitten in het vormgeven van het maatwerkpakket. Denk niet alleen aan de ontwikkeling van de software zelf, maar ook de voorbereiding: uitdenken, overleggen en uitschrijven van de functionaliteiten. Bij het implementeren kunnen er fouten gevonden worden die weer herstelt moeten worden. Het ontwikkelen en vervolgens het implementeren kan enkele weken, tot zelfs maanden duren.

2. Maatwerk is kostbaar
Over het algemeen is maatwerk duurder dan standaard software. Het pakket moet namelijk geheel op de wensen en behoeften van de opdrachtgever afgestemd worden. Het ontwikkelen kost simpelweg manuren en dat is vaak prijzig.Heeft u een standaard softwarepakket op het oog, maar bevat deze niet alle functionaliteiten die u nodig heeft? Het is ook mogelijk om voor een combinatie van standaard en maatwerk software te kiezen. Hierbij gebruikt de softwareleverancier bestaande componenten en vult deze aan met nieuwe componenten.

Combinatie standaard en maatwerk software

Heeft u een standaard softwarepakket op het oog, maar bevat deze niet alle functionaliteiten die u nodig heeft? Het is ook mogelijk om voor een combinatie van standaard en maatwerk software te kiezen. Hierbij gebruikt de softwareleverancier bestaande componenten en vult deze aan met nieuwe componenten. Bij maatwerk software ontwikkeling begin je dus niet altijd vanaf het nulpunt.

Handig overzicht van alle voor- en nadelen

Afbeelding1-13

Wilt u een of meerdere bedrijfsprocessen optimaliseren? We gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden. We hebben een breed portfolio van standaard softwarepakketten en maatwerk oplossingen.