Hoe verspil ik zo min mogelijk tijd aan administratie? 5 tips

De administratie doen? Vast niet uw favoriete klus! Het doen van uw boekhouding kan aanvoelen als verspilde moeite en het liefst besteed u hier zo min mogelijk tijd aan. U bent immers geen ondernemer geworden omdat u boekhouden leuk vindt. Het bijhouden en bewaren van een administratie is wettelijk verplicht en is van essentieel belang voor een gezonde onderneming. Een goede administratie zorgt ervoor dat u altijd inzicht heeft in de financiële positie van uw onderneming.

Zet een geordende administratie juist in als kracht. Zodat u meer tijd kunt besteden aan uw eigen onderneming, snel factureren en zorgeloos boekhouden. Hoe? In dit blogartikel geven wij een aantal tips.

1. Houd uw administratie goed bij

Het is misschien voor de hand liggend, maar daardoor niet minder waar. Doe uw administratie meteen. Als u alle inkomende rekeningen meteen verwerkt, voorkomt u dat er zich een grote stapel met documenten opstapelt. Het bijhouden van uw administratie kost minder tijd dan achteraf in die grote stapel de juiste documenten te moeten zoeken.

2. Stel standaardomschrijvingen op voor uw producten of diensten

Als uw administratie bijgehouden wordt door meerdere personen, is het slim om standaardomschrijvingen te bedenken voor uw producten of diensten. Wat voor de één een duidelijke omschrijving is voor een bepaald product of dienst, is dit niet per definitie voor de ander. Spreek daarom af met welke omschrijving een product of dienst in het systeem staat. Zo voorkom je dat iemand tijd kwijt is aan het opzoeken of navragen van de juiste benaming.

3. Stap over op een online boekhoudprogramma

Zeg de papieren tijger en Excel maar gedag en verwelkom een online boekhoudprogramma. Wist u dat MKB-ondernemers die Excel inwisselen voor een online boekhoudsysteem de helft aan tijd besparen op het maken van facturen? Verbaasd? Wij niet. Met online software heeft u binnen een aantal muisklikken uw factuur opgesteld en verzonden. Niet alleen factureren gaat sneller, het aanschaffen van online software brengt meer voordelen met zich mee:

1. Met online software bent u flexibel in waar en wanneer u de boekhouding doet. U kunt namelijk overal inloggen, als er maar een computer en internet aanwezig is.

2. De verwerking van gegevens is ook makkelijker: één keer invoeren en klaar. Met een online boekhoudprogramma hoeft u zelf weinig over te typen. Dit bespaart tijd en daarbij is het foutief overnemen van gegevens uitgesloten.

3. U raakt nooit meer iets kwijt. De software geeft u de kans om automatische kopieën te maken van alle administratie. Zo is alles altijd terug te vinden in het systeem.

Een webshop zonder administratieve rompslomp is dus mogelijk. Een online boekhoudprogramma duur? Zeker niet. Vanaf € 10,- per maand kunt u al voorzien zijn van een online boekhoudprogramma. 

4.     Zet slimme software in

Bovenop het online boekhoudprogramma kan aanvullende software helpen om bepaalde gegevens snel te verwerken of in te zien. Hieronder geven wij uitleg welke softwarekoppelingen er mogelijk zijn en wat hun functie is.

Uren- en verlofregistratie
Geen gedoe meer met het invoeren van uren of het uitzoeken van het aantal verlofdagen van werknemers. Met uren- en verlofregistratie kunt u per werknemer deze zaken snel en makkelijk registreren.

Jaarrekeningen genereren en analyses
Cijfers uit de jaarrekening kunnen vaak geïmporteerd worden in de aangifte IB of VPB. Dit bespaart u de benodigde invoertijd en vermindert de foutenkans. Sommige software geeft u ook de mogelijkheid analyses grafisch weer te geven.

Rapportages opvragen, wijzigen en exporteren
Rapportages die opgevraagd kunnen worden in een digitaal boekhoudprogramma zijn bijna eindeloos. Denk hierbij aan klant-, leveranciers,- artikel-, facturatie en voorraadgegevens. Wanneer u deze gegevens hebt opgevraagd, krijgt u ze gepresenteerd in een handig overzicht. Vervolgens kunt u de gegevens exporteren naar Excel of een ander programma.

Administratie koppelen aan uw webshop
Uw boekhoudprogramma kunt u koppelen aan uw webshop. Er zitten veel voordelen aan het koppelen van uw webshop aan uw boekhouding. Zo importeert deze software de orders uit de webshop en maakt automatisch voor elke bestelling een order aan in het boekhoudprogramma. Deze koppeling van boekhouding en webshop zorgen ervoor dat de verkopen, omzet en voorraad meteen in de boekhouding verwerkt zijn.

Logistieke processen automatiseren en optimaliseren
Als u een magazijn heeft, kan software die logistieke afhandelingen automatiseert en optimaliseert u veel tijd besparen. De software zorgt bijvoorbeeld voor een optimaal voorraadbeheer, een efficiënt orderpicksysteem en zicht op al uw leveringen. Zo realiseert u een hogere kwaliteit in service, snelheid en een sterke concurrentiepositie. Beheersing van het logistieke proces draagt uiteindelijk bij aan een hoger rendement.

5.     Software voor u laten ontwikkelen

Wanneer u als bedrijf software nodig hebt die niet zomaar in de markt te verkrijgen is, kan het rendabel zijn om software voor u te laten ontwikkelen. Dit wordt maatwerk software genoemd. Maatwerk kan bestaan uit geheel nieuwe software of een samenvoeging van eerder gerealiseerde projecten. Wij ontwikkelen zelf software die koppelt met de SnelStart-boekhouding.

Wilt u weten hoe uw tijd kan besparen op uw boekhouding? En welke software specifiek voor uw bedrijf kan helpen om efficiënter te werken? Neem dan contact met ons op!